Datenschutzerklärung

Bewerbungsunterlagen gehören zu den persönlichsten Daten, die es gibt. Jobweiche ist deshalb so gebaut, dass so wenig Daten wie möglich entstehen, sie nur für deine Bewerbungen genutzt werden und du sie jederzeit vollständig exportieren oder löschen kannst.

1. Verantwortlicher

Die Angaben zum Anbieter werden gerade ergänzt.

[Falls bestellt: Kontaktdaten der oder des Datenschutzbeauftragten eintragen.]

2. Welche Daten wir verarbeiten

• Kontodaten: E-Mail-Adresse, Passwort (nur als sicherer Hash gespeichert), Zeitpunkte von Anmeldungen und die Browserkennung (User-Agent) je Anmeldesitzung, damit du verdächtige Sitzungen erkennen kannst.
• Profil und Unterlagen: Angaben, die du selbst machst (Name, Kontakt, Lebenslauf, Beschreibung über dich), hochgeladene Dokumente wie Zeugnisse und Zertifikate sowie deine Such-, Anzeige- und Versandeinstellungen.
• Stellen und Bewerbungen: gefundene Stellenangebote, deine Entwürfe, versendete Bewerbungen und deren Verlauf sowie eine Kopie der gesendeten Mails und Anhänge, damit du jederzeit nachsehen kannst, was rausgegangen ist.
• Mail-Konten: wenn du Mail-Konten für den Versand verbindest, speichern wir Adresse, Server-Angaben und das (App-)Passwort bzw. bei der Anmeldung mit Google oder Microsoft die Freigabe-Tokens ausschließlich verschlüsselt (AES-256-GCM). Die Google- bzw. Microsoft-Freigabe erlaubt nur das Senden, nicht das Lesen deines Postfachs. Zugangsdaten werden weder angezeigt noch exportiert und beim Entfernen des Kontos sofort gelöscht.
• Antworten auf Bewerbungen: bei Konten mit (App-)Passwort sieht Jobweiche, solange die App geöffnet ist und du es nicht abschaltest, per IMAP die Kopfzeilen der Mails in deinem Posteingang durch (nur lesend; am Postfach ändert sich nichts, Mails bleiben ungelesen). Gespeichert werden ausschließlich Mails, die eindeutig auf eine von dir versendete Bewerbung antworten: Absender, Betreff, Datum, Text und Anhänge. Alle anderen Mails werden weder gespeichert noch ausgewertet. Die gespeicherten Antworten und deine Antworten darauf sind im Datenexport enthalten und werden mit der Bewerbung bzw. deinem Konto gelöscht.
• Einwilligungen: wann du welcher Version der Bedingungen, der Datenschutzerklärung oder der KI-Nutzung zugestimmt hast. Das dient dem Nachweis nach Art. 7 Abs. 1 DSGVO.

Wir verarbeiten keine Daten zu Werbezwecken, erstellen keine Profile für Dritte und verkaufen keine Daten. Besondere Kategorien (z. B. Gesundheit, Religion) brauchst du für eine Bewerbung nicht anzugeben. Bitte lade solche Angaben nur hoch, wenn du das ausdrücklich möchtest.

3. Zwecke und Rechtsgrundlagen

Wir verarbeiten deine Daten, um den Vertrag mit dir zu erfüllen, also Stellen zu finden, Unterlagen zu erstellen und Bewerbungen in deinem Auftrag zu versenden (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Die Nutzung der KI-Textunterstützung und das Weglassen des KI-Hinweises erfolgen nur mit deiner Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), die du in den Einstellungen jederzeit widerrufen kannst. Technisch notwendige Protokolle zur Abwehr von Missbrauch beruhen auf unserem berechtigten Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

4. Empfänger und Dienstleister

Wir geben Daten nur an Dienstleister weiter, die wir für den Betrieb brauchen, und nur so viel wie nötig:

Bewerbungen gehen ausschließlich an die Empfänger, die du freigibst. Nach einer Änderung deiner Einstellungen musst du die nächsten drei Bewerbungen immer selbst prüfen und freigeben, bevor etwas versendet wird.

5. Speicherort

Wir betreiben die Anwendung und die Datenbank in Rechenzentren innerhalb der Europäischen Union [Region beim Hosting einstellen und hier bestätigen]. Übermittlungen in Drittländer finden nur für die in Abschnitt 4 genannten, optionalen Dienste statt.

6. Cookies und Tracking

Wir setzen nur technisch notwendige Cookies: sw_session, damit du angemeldet bleibst, und beim Verbinden eines Postfachs mit Google oder Microsoft für höchstens 10 Minuten oauth_state, das die Anmeldung absichert. Beide enthalten zufällige Kennungen, keine Profildaten; sw_session wird beim Abmelden gelöscht. Dafür ist nach § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG keine Einwilligung nötig, deshalb gibt es kein Cookie-Banner. Wir verwenden keine Analyse-, Werbe- oder Social-Media-Tracker.

7. Speicherdauer

• Konto, Profil, Unterlagen, Bewerbungen und gesendete Dateien: bis du dein Konto löschst. Die Löschung ist sofort und vollständig.
• Anmeldesitzungen: 30 Tage, abgelaufene Sitzungen werden automatisch entfernt.
• Links zum Zurücksetzen des Passworts: 1 Stunde.
• Demo-Zugänge: 48 Stunden, danach automatisch gelöscht.
• Ausgeblendete und nicht weiterverfolgte Stellen: 90 Tage.
• Einwilligungsnachweise: so lange das Konto besteht, danach nur, soweit gesetzliche Nachweispflichten es erfordern.
• Rechnungsdaten bei kostenpflichtigen Tarifen: gemäß §§ 147 AO, 257 HGB bis zu 10 Jahre.

8. Deine Rechte

Du hast das Recht auf Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch (Art. 21 DSGVO) sowie das Recht, eine Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen. Export und Löschung kannst du jederzeit selbst unter Einstellungen → Konto & Daten auslösen. Außerdem kannst du dich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren.

9. Sicherheit

Die Übertragung erfolgt ausschließlich verschlüsselt (TLS). Passwörter werden mit bcrypt gehasht, Sitzungskennungen nur als Hash gespeichert, Postfach-Zugangsdaten mit AES-256-GCM verschlüsselt. Die Daten jedes Kontos sind strikt voneinander getrennt.

10. Erstellte Unterlagen

Erzeugte PDF-Dokumente enthalten keine versteckten Wasserzeichen, keine Tracking-Pixel und keine verborgenen Zeichen. Als Autor wird in den Metadaten dein Name eingetragen.